系统整体框图

核心的业务模块

全宗管理

实现各类资料的“成套性管理”,例如一个产品的全套商务资料、技术资料,一条生产线的全套建设资料,质量体系的完整的三层次文件成套资料等。
成套、完整、准确!

文档管理

文档建模:如企业中将文件分为标准化文档、技术文件、通告文档、质量文档等,不同的文档类可以有不同的业务属性、管控权限、业务流程;
版本管理:有些类的文件是有版本管理的,例如工程图、体系文件等。基于版本管理,可以实现文件的全过程追踪,实现某些业务处理的自动化,例如回收控制等;
文件创建:在系统中创建一份新的文档记录;
文件上传:将电子文件上传到系统中;
文件下载:经审核批准后,可以将文件下载到本地电脑;
文件删除:可以在权限控制下,将效的文件记录删除;
文件销档:根据档案管理原则,对于已失效档案进行销档;
文件补档:对于纸质的档案文件,在丢失、损坏后,进行补档;
......

任务管理

与档案管理相关的专业化的待办事务,让工作轻松、自如、严谨。例如待办事务包含:
待发放任务
待回收任务
待归还任务
......
数据驱动业务、业务展开流程、流程决定结果!

归档管理

将文件按管理要求进行归档,分电子归档和纸质归档。可实现集团化、单位化、部门分、项目化、个人化归档管理的需求。
人人都有档案室!

电子发放

以电子方式将文件在网上发布、发放,取代传统的纸质作业,高效、节省、绿色。可以设置各级权限控制,防止非标授权。

纸质发放

有一些正式的公文,以及在作业现场,是需要纸质文件的,电子文件不足以支撑实际的业务需要,纸质发放模块即为此类需求服务。实现:
发放登记、发布、签收、文件追踪等一系列功能。

回收管理

电子文档的回收是一种业务逻辑上的,程序可以实现自动化回收。而对于纸质文件,需要完整的回收管理,例如进行回收登记、文件回收、回收确认、丢失处理等等。

查询、借阅

对于纸质类的档案,相关业务人员需要了解在档案室中有没有,有几份,是否可以借阅等信息,如果有需要的资料,可以办理借阅手续,在借阅后,有相应的归还管理。

下载、打印

在有下载和打印诉求后,可以启动申请流程,在相关人员审核通过后,可以将文件进行下载和打印。

重要说明

全宗管理、文档管理、归档管理、电子发放、纸质发放、回收借阅、查询借阅等模块,是可以拆分和组合的,可以和系统管理模块一起,进行排列组合,形成不同需要的“产品”。例如:

1、某客户主要需要纸质文件发放,那么我们的档案管理就可以将如下模块打包,形成专用项目包:

系统模块:如人员、权限、即时消息等

文档管理

纸质发放

在过一段儿时间后,该客户需要对已发放的纸质文件进行回收管理,则只需要再把如下模块添加即可,即插即用:

回收管理

2、再如另一个客户,不需要纸质文件发放,只需要对电子文件进行登记和发放,且想以较小的成本实现,那么就可以打包如下模块:

系统模块:如人员、权限、即时消息等

文档管理

电子发放

下载、打印

这样就是一个“电子文档发放系统”,下图是我们该产品的软件著作权:

核心的系统模块

人员管理

企业人员体系,完善的组织机构、总部、分支、部门、科室、业务组、岗位、角色、工作组、人员等信息管理。

权限管理

完备的授权体系,可以按文件分类、文件属性、文件密级、部门、岗位、人员等条件进行授权,还可以实现批次有效、时间有效。同时具备人员权限看板功能,展示何人有何权限、可以查看哪些文件类、哪些文件、何时有效等等权限信息。

流程管理

可以定义文件的上传流程、归档流程、发放流程、回收流程、借阅流程、归还流程、销档流程、补档流程……,还可以定义一系列标准化流程、自动化流程,例如新版本文件发布,则老版本自动报废,并启动回收流程等。

消息管理

在所有业务流程过程中,都会有即时通讯(IM)工具的提醒,例如有人发起借阅申请,部门领导会及时收到审核通知。再如有电子版本新文件发放,那么接收者收及时收到通知等。

文件处理

这里的文件处理是系统性的,而不是前端业务操作的感知功能。是指功能“后台”在文件上传、下载、浏览、删除时的一系列完整的“事务处理”,包括大文件上传、云盘保存、断点续传等等。
并可以根据客户的诉求不同,提供多种控制方案,如加水印、无缓存、转pdf,条码或二维码生成、识别、扫描回收及归还等。

在线浏览

对于常见格式的文件,例如Office文档、Pdf文档、图片、TXT、dwg,登录者在有权限的前提下实现在线浏览,方便、迅捷。

系统集成

提供标准的集成接口,与其他系统,如PDM、ERP、MES、订单管理等进行系统集成。